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高效能人士偷懒的七个层次

简书2018-12-05 15:30:45


偷懒,往大了说,是人类进步之光。不是因为想偷懒,人类就不会发明工具,文明就不会进步,社会就不会发展。

往小了说,会偷懒也是高效工作的表现。一秒搞定辛辛苦苦的简单重复工作,那是一种技术,更是一种境界。

偷懒是有层次的,不同层次的人,功力完全不同。

有的人只是想「 偷个小懒 」,节省一点工作时间,不当加班狗。

有的人则是面对问题,绕过无效工作,直指核心,领先竞争者,一步到位。

知道自己所处的层次才知道如何提升自己,下面就是我总结的从“偷个小懒”到成为“高效能人士”的七个层次。


 一、快捷操作 — 天下武功,唯快不破!

不管什么工具、软件在高手那里总能运用如飞。

当你扶着眼镜,凑近屏幕,用鼠标找菜单、找图标、找按钮的时候,只见高手走过来。双掌平伸,手心向下,气运指尖,「 啪啪啪啪 」,在键盘上接连敲击,操作瞬间完成。

怎么区别新手和高手?看操作!

无论是 Office 三大件、Photoshop 、AI 、AutoCAD 、3DMax 快捷键都是区别新手和高手最直观的方法。

这一层修炼的方法有很多,你可以看网上大神写的《 PPT 快捷键大全 》、《 设计师应该掌握的 N 个 PS 快捷键 》、《 让你效率提升 10 倍的快捷键 》……

可以把常用快捷键制作成表格,像这样:

也可以把快捷键设成你的桌面壁纸,还可以干脆在某宝上去买个快捷键的键盘膜,强化记忆。记忆加上运用,快捷键很快就会成了你的肌肉记忆,终身难忘。

比如说我好多年没有用过 CAD 了,但是一旦进入软件界面,在键盘上敲一敲,一会儿那些记忆深处的快捷键就回来了。


 二、方法和技巧 —  前人总结,后人受益 !

掌握了快捷键,接下来就要深入研究各种工作的方法和技巧了。

这个层面最重要的是收集,收集各种能提高效率的方法和技术,在工作中碰到的时候,马上就能用起来。

当然这些技巧还远远不够,你得结合你的工作需要来梳理。比如你是HR,你就应该整理与HR工作相关的方法、技巧、函数,例如:

  • 身份证号长度验证

  • 身份证号码提取生日、性别、年龄

  • 入职时间计算

  • 工资及工龄的计算方法

  • 本月工作日天数计算

  • 个人所得税计算

  • vlookup/match、index 函数的基本用法

  • 字符串函数的基本用法

比如你在学习  PPT,那就应该把 PPT 的常用的技术进行整理,一个个去突破。看看网上那些大神是怎么面对这些问题的。

  • PPT 一键更换字体

  • 怎么轻松搞定配色?

  • 如何搞定 PPT 的文字排版?

  • 渐变和蒙版如何设置?

  • PPT 手绘技巧

  • PPT 的图标应该怎么玩?

  • 表格的排版技巧

  • 文字特效和 Smart 图表

  • 逆袭 PS 的图片处理技巧

到达这个层面,你已经是个高效偷懒达人了。周围的同事有相关问题,一定会向你请教。你也会因为帮助别人解决各种问题,而获得更多的经验和积累。


 三、工具 —  神兵利器,快人一步!

快捷键熟悉了,方法技巧也掌握了不少,可有时候还是觉得能不能有更快的方法,更好偷懒办法?

如果你留点心,就会发现原来江湖上早就有「 神兵利器 」啊!

这些特定的工具软件、插件都能够大福提高我们的效率,让我们能偷更多的懒。

工具软件、插件通常解决的不是某个单项问题,而是多种需求引发的一系列操作。通过使用这些效率软件和工具,可以大大节省我们的时间。

效率达人用快速启动工具一秒打开应用程序,根本不用管软件的图标在哪,执行文件在哪!

文档存储经常会耗费大量时间,如果你用关键字+时间存储,需要使用时用 everything 这种搜索神器瞬间定位目标文档。

系统文件资源管理器有很多不人性化的设置,使用 TC 这种增强型的多窗口管理器,可以使大量的文件操作变得简单易行。

PPT 的几个插件,功能丰富,解决了许多制作 PPT 时的痛点。包括快速排版、图片处理、动画制作都有非常快捷的操作。

如果你是设计师,PS 的各种插件、滤镜更少不了。有一键抠图的,有一键磨皮的,还有配色、调整滤镜的。甚至还有高手制作的特效运作包,一键生成特效字的,节省大把时间。

浏览器是访问网络的窗口,现在的浏览器都是开发的平台,无论是 google 还是火狐,应用商店里面有大量超级实用的插件。天气预报、截图、广告拦截、追剧、抢票、鼠标手势、视频嗅探、书签同步、密码管理等等,各种功能应有尽有。

以上这些只是举例说明,实际上还有很多门类的工具、插件,包括移动端的 APP。这些工具和插件,大多数都是操作简便,能够快速上手,不用花太多时间学习。

需要注意的是,工具虽好,不要贪多。一种类型的工具,深入研究一种,其他了解一下就行。


 四、神网站 —  那些堪比神器的网站!

除了工具软件以外,还有一些网站能够提供一些复杂工具软件的功能,却不用下载安装,在线就能完成。还有的网站,聚焦了大量优质的资源,方便查找使用。下面我就列举几个:

1.思维导图、在线制图:

幕布

可以用树形结构来记录笔记,并用思维导图的方式展现出来。直接按条记录内容,一键就变成思维导图了。

ProcessOn

不仅能制作思维导图,还能制作工作流程图、原型图网络拓扑图,相当于免费在线版的Visio。

2.在线表单工具:

金数据

在线制作各种数据表单为,加以简单数据计算,与用户进行沟通。

3.效率工具、音视频工具集合:

apowersoft

一个网站不仅有各种免费的音频、视频录制剪辑工具,还有十几款效率工具,实在令人惊奇。

ConvertIO

在线文档转换网站,除了能转换各种音频视频文件之外,还支持 PDF、JPG、DOC、XLS、PDF 等文档格式的转换。

4.高清图片素材:

unsplash 、pexels、Realistic Shots、gratisography 、picjumbo

这个不用多解释,都是一些免费个人和商业使用的图像,喂饱你的图片库吧!

5.在线设计网站:

Slides

不用PPT或者其他工具在线创建幻灯片演讲稿,制作流程简单方便,还有丰富的图片素材和各种案例。

创客贴

在线平面设计工具,在线PS,免费设计模板包含海报、名片、PPT 等。

ipresst

网络杂志、PPT 幻灯片、创意文案、策划文档、电子相册、设计摄影展集、产品展示。

还有其他很多类别的网站,在这里就不多列举了。这些网站都是偷懒的神器,连工具都不需要,有网的地方就能把活儿给干了。

适合那些硬盘不够大,连软件都懒得装的人。也适合那些经常移动办公,又很懒,不愿意背着笔记本的人。临时要设计制作,来吧,在线做!


 五、搜索—  学会搜索就拥有了世界!

上面介绍的那些能让你偷懒、提高效率、节省时间,但和搜索的重要性比起来,都弱爆了。

做为公司的软件达人,常常会有同事问各种电脑软件相关的问题,有的还真是挺奇葩的。

知道怎么解决当然马上就回复,如果碰到不会的,我会让对方稍等。然后分析对方的问题,提炼出关键字,开始搜索。可能第一次搜索的结果不会非常准确,根据搜索结果再次调整关键字进行搜索。

在解决了同事的问题之后,同事都会惊奇,怎么什么问题都难不到你?其实平时工作中遇到的那点问题,早就有人遇到过,有人解决过。花点时间,利用好搜索引擎,答案就会呈现在你眼前。

忘记了快捷键,没关系,搜索一下。

不记得这个工具的操作方法,没关系,搜索一下。

不知道解决这个问题有哪些方法,没关系,搜索一下。

有哪些神奇的网站提供这些功能,没关系,搜索一下。

为什么前面我提了那么多问题,没有给答案?搜索一下,答案就出来了!

会搜索=高效=会偷懒=给自己的大脑装外挂

有时候人与人的差异,不是差在智商、情商或者其他方面,而是信息差。别人知道你不知道的信息,就可以利用这信息来赚取利润,来超越你,来碾压你。

在这个时代,没有什么技术比搜索技术更为重要了。花点时间研究一下搜索技术,给自己的大脑装上可以无限延展的外挂吧!


 六、聚焦时间管理 —  人生的终极目标是高效利用时间!

比谋财害命更可怕的是,是浪费别人的时间;比自杀更可悲的是,浪费自己的时间。

时间是最有限的资源,时间就是财富,有部电影《 时间规划局 》用科幻的故事,把这个道理讲得非常透彻。

同样是干活,有的人喝着咖啡,一边看着娱乐新闻,一边做事,半天也出不了什么成果。

而懂得时间管理的人,专注高效工作,同样的时间,能够做出更高质量的工作成果,当然就有更多的时间休息。

前面介绍的提高效率的方法,都是术的层面,而时间管理才是道的层面。对自己的时间有好的规划,有效的利用,就能有更多的时间积累知识、学习技能、提升自我。

那些大神,写文章、更新公众号、开微课、还运营各种群、参加线下活动、写书,难道他们每天不只有 24 小时?

当然不是,他们无非是做到了这么几点:

锁定任务目标

预估完成时间

确定执行顺序

专注一项工作

反思、评估、调整

想成为一个会偷懒的高效能人士,时间管理是必修课程。在学习那些技巧技术、方法的时候,抽点时间,学习践行时间管理,会让你的时间价值成倍增加,用更少的时间,学到更多的知识,做出更有质量的工作成果。

 七、构建知识体系 —  高效靠的不是运气,要构建好自己的知识体系!

知识不是孤立的,不同的知识之间有各种联系。如果你把知识点当成单个孤立的,那你的学习效率肯定低下。

举个例子,比如你学到了一个 Excel的vlookup 函数,解决了一个工作中的问题,减少了简单重要工作,提高了效率,偷了一点懒。一般人就满足了,但真正的高手不会就此罢休。

他会想,这个函数还有哪几种用法?

如何返回查询值对应的内容?

如何用通配符实现模糊查找?

怎么实现多条件查找?

能否同时用数值与文本数据进行混合查找?

能否实现反向查找?

这是纵向的深度去扩展,还可以从横向的方向去扩展:

vlookup 函数和 lookup 函数的区别是什么?

vlookup 函数与 match 函数怎么配合使用?

vlookup 函数与 offset 函数怎么配合使用?

还要思考实际运用并进行更深层次的思考:

以上所有问题在哪些工作场景可能会用到?

为什么 index+match 联通要比 vlookup 好用?

vlookup 在什么情况下使用会失去效果?如何避免?

要完全吃透一个 vlookup 函数可能需要不少时间,但是通过对这个知识点的死磕,你就能掌握一系列相关联的其他知识点,其实是节省了大量的时间,提高了学习和工作的效率。

通过上面这个例子,我们就知道构建知识体系的方法:

建立不同知识点之间的联系

思考不同场景下这个知识的应用方法

深度思考提升认知,构建自己的知识模型

在这个时代,能创造优势的早已不是知识的数量优势,也不是获取知识的速度优势,而是认知上的优势。只有通过构建知识体系,不断地升级自己的认知,才能保持优势。

但是如果你懂得建立知识之间的联系,那很多知识就会融会贯通,旧的知识可以延伸拓展到新的知识。

查理芒格说过:「 你如果只是孤立地去记忆一些事物,并试图去把它们给硬凑起来,那你可能根本没办法真正去理解任何事情……你必须依靠用模型组成的框架来安排你的各种经验。」

通过构建知识体系,用模型组成的框架去理解新事物,学习新知识,提升自己的认知。用最少的时间,学到最多的知识,高效地工作,把省下的时间用于休息、娱乐、学习,这就是我心中高效能人士偷懒的终极模式!

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简书作者

- 欣星 -

“ 新浪微博·简书推荐作者
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